О задаче

Компании из сегмента B2B требовались записные книжки для рабочих комплектов, деловых подарков и конференций, а еще бланк для документов. Модель выбирали без привязки к сценарию, и для разных задач заказывали одно и то же изделие. Мы отобрали модели под каждый сценарий использования, сделали общий дизайн для всего комплекта и подготовили файлы к печати для типографии.

Кто заказал фирменную деловую полиграфию

Заказчик работает под NDA, поэтому его название мы не раскрываем. Это B2B-компания, которая регулярно встречается с партнерами, проводит конференции и запускает внутренние программы для сотрудников. Записные книжки у нее расходятся по четырем направлениям: рабочие комплекты, деловые подарки, конференции и корпоративные программы. Бланк нужен для писем партнерам и внутренних документов.

С чем пришла компания к фирменному блокноту

Модель выбирали по привычке, без связи со сценарием использования. Подходящий вариант определяют характеристики модели, сценарий и задача проекта, а здесь брали привычную позицию. Несколько моделей перед заказом рядом не ставили. Поэтому для подарка партнеру и для участника конференции заказывали одно и то же изделие, хотя задачи у этих вещей разные.

Отдельная жалоба касалась износа. Обложка быстро теряла вид, и блокнот не жил столько, сколько от него ждала компания. Прочность зависит от двух вещей: из чего сделана обложка и можно ли менять внутренние тетради. Натуральная кожа служит годами, искусственные аналоги изнашиваются быстрее, и для подарка партнеру этот выбор особенно заметен.

Какую задачу ставили для деловой полиграфии

Задачу клиент сформулировал так: записная книжка и документы должны выглядеть частью одного фирменного стиля и подходить под конкретные сценарии. Целей мы записали четыре: подобрать модели под рабочие комплекты, подарки и конференции, сделать дизайн обложки и внутренних листов, разработать бланк для документов и подготовить файлы к печати. Эффект в цифрах не обещали, работа шла о выборе моделей и оформлении.

Как выбирают модель фирменного блокнота

Под одну задачу полезно отобрать 2-3 модели и проверить, какая точнее соответствует задаче и требованиям к оформлению. Одна позиция из каталога редко закрывает сразу подарок, конференцию и рабочий комплект. Поэтому сравнение моделей мы ставим до дизайна: оформление потом делаем под выбранную конструкцию и формат.

Есть модели со сменными тетрадями на резинках. Обложку оставляют, а тетради заменяют, дополняют или убирают, когда листы закончились. Для подарочного варианта это удобно: вещь остается у партнера надолго. В паре с кожаной обложкой сменный блок дает вещь, которую не выбрасывают после первой исписанной тетради.

Как мы готовили деловую полиграфию для клиента

Бриф

Работу начинаем сразу после оплаты, весь цикл занимает 4 недели. За 1 день брифа выясняем, где будут книжки и деловые документы, в каких сценариях их используют и какой фирменный стиль у компании уже есть. Отдельно записываем, кто получает каждую вещь: партнер, сотрудник или участник конференции. От этого ответа зависит выбор модели на следующем шаге.

Аудит сценариев и моделей

Следующие 3-5 дней уходят на сравнение. Под каждый сценарий ставим рядом 2-3 модели и смотрим на характеристики и требования к оформлению: формат, материал обложки, наличие сменных тетрадей. Слабые варианты отсеиваем сразу же. На каждый сценарий остается один вариант с понятным объяснением, почему выбран именно он.

Идея оформления

Идею оформления ищем 5-7 дней. Нужен общий принцип для обложки, внутренних листов и бланка, чтобы три носителя читались как одна компания. Принцип опирается на фирменный стиль из брифа: цвета, шрифты и логотип не придумываем заново. Если стиль допускает варианты, фиксируем, какие элементы общие для всех вещей комплекта.

Варианты и итог

Показываем два-три варианта оформления, каждый собран сразу на обложке, развороте и шаблоне письма. Клиент выбирает один, и мы доводим его до финальной версии по замечаниям. Правки идут по тому же принципу: изменение в одном носителе переносим на остальные, чтобы стиль не расходился. Финальную версию заказчик согласует целиком, а не по частям.

Файлы к печати

Готовим макеты блокнота и бланка для типографии, а также шаблон для ежедневной работы с документами. Шаблон сотрудники заполняют сами, без дизайнера. Каждый файл подписан по сценарию, чтобы в типографии не перепутали подарочную и конференционную версии. Исходники передаем клиенту вместе с макетами, поэтому следующий тираж закажут без нас и у любого подрядчика.

Что компания получила от новой деловой полиграфии

Числовые примеры из материала не являются подтверждёнными результатами клиента.

Пример результата в нише. В таких проектах по открытым кейсам рынка итог за 4 месяца выглядит так: подготовка раздаточных комплектов к конференции занимает 2 дня вместо 5, доля писем партнерам на фирменном бланке растет с 30 до 90%, а остаток невостребованных блокнотов после событий падает с 25 до 5% тиража. Это пример по нише, а не данные этой компании.

Клиент получил подобранные под сценарии модели, дизайн обложки и внутренних листов, бланк и файлы к печати. Подарочные книжки уходят партнерам, рабочие комплекты раздают сотрудникам. На конференциях участники получают свой вариант. Шаблон письма используется в переписке с партнерами, и документ узнается по тому же стилю, что и обложка на столе.

Цифр результата в открытых источниках по блокнотам и бланкам нет, поэтому рыночный ориентир здесь не приводим. Подставлять ориентир из соседних услуг вроде рекламы или сайтов мы не стали, к полиграфии он не относится. Если у клиента появятся свои данные, например число выданных комплектов, они встанут на место выше.

Ограничения проекта деловой полиграфии

Бланк делали по задачам и документам клиента, без готовых решений рынка. Шаблоны, которые подходят любой фирме, мы не брали: структура выросла из реальной переписки заказчика. Перенести его в другую организацию без переделки полей не выйдет. Зато сотрудникам не приходится подгонять текст под чужую сетку.

Материал обложки и производство клиент выбирает вместе с поставщиком. От этого выбора зависит, сколько прослужит изделие, а мы влияем на него только рекомендацией по итогам сравнения моделей. Конкретные сроки и тиражи печати в проект не входили, их клиент согласует с типографией сам. Наша часть заканчивается на готовых макетах и исходниках.

Что взять из кейса владельцу B2B-компании

Сначала определите сценарий: подарок, рабочий комплект или конференция, и только затем выбирайте модель. Сравните 2-3 варианта под задачу, прежде чем заказывать тираж: характеристики и требования к оформлению проще сопоставить до печати, чем исправлять готовую партию. Сравнение займет несколько дней. Зато подарок, рабочий комплект и конференционный вариант получат каждый свою модель.

Делайте книжку и бланк одной системой. Тогда деловые материалы выглядят как одна компания, а партнер узнает вас по письму и по обложке на встрече. Общий принцип оформления проще поддерживать, когда у компании появляются новые носители: их собирают по тем же правилам, без отдельного поиска стиля.